اخذ گواهينامه

راهنماي صدور گواهينامه ايزو ( چگونه مي توان گواهينامه ايزو گرفت ؟ )

براي  گرفتن گواهينامه هاي  ايزو ( و يا ساير گواهينامه ها مانند گواهينامه HSE و گواهينامه  IMS و . . . ) متناسب با عوامل بسياري كه درشركت يا سازمان متقاضي دخيل هستند و همچنين عوامل خارج از سازمان ،  مراحل كاري و پيرو آن هزينه هاي مربوطه تا حد زيادي متفاوت مي باشد. از جمله عوامل موثر در روند اخذ گواهينامه ايزو ( و يا ساير گواهينامه ها مانند گواهينامه HSE و گواهينامه  IMS و . . . )  مي توان به موارد زير اشاره كرد:

عوامل داخلي:

• ميزان فرهنگ تفكر سيستمي مديران و كاركنان

• ميزان آگاهي مديران و كاركنان شركت متقاضي گواهينامه ايزو

• نياز واقعي شركت متقاضي از دريافت گواهينامه ايزو

• حجم فرايندهايشركت متقاضي

• تعداد كاركنان در گير با فرايندها

• تعداد ايستگاه هاي كاري يا خدماتي

• گستره توليد محصول يا خدمت متناسب با زمينه فعاليت

• ميزان پياده سازي واقعي سيستم مديريت

• سطح تحصيلات ، آگاهي و آموزش كاركنان

• و . . .

عوامل خارجي:

• سطح توقع كارفرمايان و مشتريان از شركت متقاضي

• نوع برند موسسات و مراكز صادر كننده گواهينامه ايزو

•  كشور هاي صادر كننده گواهينامه ايزو

• اعتبار موسسات و مراكز صادر كننده گواهينامه ايزو

• قيمت هاي متفاوت و بدون وجود تعرفه خاص موسسات و مراكز صادر كننده گواهينامه ايزو

• وجود يا عدم وجود رقباي شركت متقاضي كه گواهينامه ايزو گرفته باشند

• و . . .

 مع الوصف چنانچه يك مجموعه ايي بخواهد تمامي مراحل را به طور كامل ، هم از نظر حقوقي و هم از نظر فني طي كند بايست به شرح زير كه به طور خلاصه توضيح داده شده اقدام نمايد . لازم به ذكر است كه در زير مراحل اخذ گواهينامه ايزو 9001  ( گواهينامه   ISO9001  ) شرح داده شده است و براي ساير گواهينامه هاي ايزو ( و يا ساير گواهينامه ها مانند گواهينامه HSE و گواهينامه  IMS و . . . ) نيزبه همين منوال مي باشد.

سازماني كه قصد داشته باشد سيستم مديريت كيفيت ISO9001 ) ) را طراحي و جاري  كند، بدين معناست كه شخص اول سازمان ( مدير عامل ) اين قصد را دارد و خود را متعهد به درك و اجراي آن مي داند لذا مديريت ارشد مجموعه ، خود مسئوليت طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيتISO9001 )  ) را به عهده خواهد داشت. البته در اكثر مواقع مديريت ارشد بدليل  درگير بودن  با ساير مسائل مديريتي، شخص ديگري را به عنوان نماينده خود (نماينده مديريت)  معرفي مي نمايد. نماينده مديريت با اختياراتي كه از سوي مديريت ارشد گرفته است در پيشبرد سيستم مديريت كيفيت ISO9001 ) ) گام بر مي دارد . نماينده مديريت به طور معمول يكي از مديران ارشد مياني مي باشد.

نماينده مديريت بايستي با تسلط كامل بر ساختار سازمان ، نيازهاي مشتري ، و ساير الزامات و همچنين با احاطه بر كليه فرايندهاي شناسايي شده در سطح سازمان ، و با درك الزامات استاندارد ISO9001  نسبت به طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيت اقدام نمايد . طبعاً نماينده مديريت خود به تنهايي قادر به انجام اين موضوع نيست ( مگر آنكه داراي تجربه، صلاحيت و آموزشهاي لازمه باشد).

 لذا به جهت طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيت ISO9001 به نحو مطلوب ، لازم است كه سازمانها از مشاورين متخصص در اين امر  استفاده نمايند. مشاوريني كه داراي تخصص و تحصيلات مرتبط با اين رشته هستند و همچنين داراي صلاحيتها و آموزش هاي لازمه مي باشند ، با استفاده از تجارب خود به كمك نماينده مديريت و ساير مديران و عوامل مرتبط ساير واحدها اقدام به طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيتISO9001 مي نمايند.

 پس در ابتدا هر سازماني بايستي پس از اخذ يك تصميم استراتژيك مبني بر طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيت و تشكيل يك كارگروه راهبردي سيستم مديريت كيفيت ، يك فرد به عنوان نماينده مديريت كيفيت انتخاب نمايد . حتي در بعضي از سازمانهاي بزرگ ، متناسب با حجم فرايندهاي در حال اجرا ، واحدي با مديريت نماينده مديريت تحت عنوان واحد مديريت كيفيت تشكيل مي گردد.

 در مرحله بعدي ، از مشاور يا مشاورين داراي صلاحيت  دعوت به همكاري مي گردد. با راهنمايي هاي مشاور يا مشاورين ،  آموزشهاي لازم براي نماينده مديريت و ساير پرسنل مرتبط و موثر بر كيفيت ، نياز سنجي و به اجرا گذاشته مي شود. اين آموزشها مي توانند شامل دوره هايي از قبيل دوره تشريح مباني و الزامات و مستندسازي سيستم مديريت كيفيت ISO9001، دوره مميزي داخلي سيستم مديريت كيفيت ISO9001 و دوره سر مميزي سيستم مديريت كيفيت ISO9001باشند.

 اين دوره ها به افراد آموزش ديده كمك مي كند تا بر روي فرآيندهاي موجود در سطح سازمان تسلط پيدا كنند . همچنين فرايندهايي كه وجود آنها در استاندارد الزام شده اند را ايجاد نمايند. اين فرايندها و ايجاد سوابق كيفي توليدي از اين فرايندها از جمله مهارتهايي است كه در اين دوره هاي آموزشيبه دست مي آيد . البته لازم به ذكر است كه ميزان حجم مستندات ، به ساختار سازمان ها بستگي دارد و اين مستندات شامل مستنداتي است كه از سوي استاندارد الزام شده است و همچنين مستنداتي هستند كه از درجه اهميت بالايي برخوردار مي باشند. در واقع به جهت تنوع ماهيت و ساختار وجودي فرآيندهاي هر سازمان اين مستدات و سوابق كيفي مربوطه متغير مي باشد.در مرحله ي طراحي با تشكيل جلسات با افراد و مسئولين واحدهاي مرتبط و در صورت لزوم با تشكيل كارگروه هاي تخصصي ، حجم عظيمي از اطلاعات فرايندي رد و بدل شده و بازنگري ها در سيستم طراحي شده در نهايت منجر به توليد يك سيستم با قابليت هاي كارا و اثر بخش مي شود. البته ناگفته پيداست كه اين بازنگري ها پايان يافتني نيست و بازنگري هاي مجدد جهت بهبود مستمر را مي طلبد.

 در مرحله بعدي ، سيستم طراحي شده به اجرا گذاشته مي شود. عزم راسخ مديريت عالي و مديران ارشد و تمامي پرسنل مرتبط ، با كمك مشاورين در اين مرحله بسيار ضروري است. در اين مرحله است كه سيستم طراحي شده محك زده مي شود و در صورت وجود نقصان ، نسبت به رفع آنها اقدام شده و با بازنگري هاي لازمه سيستم طراحي شده بهبود مي يابد.

 به جهت حصول اطمينان از پيشبرد سيستم مديريت كيفيت طراحي و مستقر شده، يك سري مميزي داخلي توسط افراد آموزش ديده و باصلاحيت انجام مي گيرد. لازم به ذكر است افرادي كه براي مميزي هاي داخلي انتخاب مي شوند بايستي مستقل از واحدهاي مميزي شونده انتخاب گردند.در اين مميزي هاي داخلي چنانچه عدم انطباقهايي مشاهده گردد ، نسبت به تعريف اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه اقدام مي شود .

 پس از ارزيابي اثربخشي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مي توان اطمينان حاصل نمود كه سيستم مديريت كيفيت موجود قابليت انجام مميزي خارجي توسط موسسه صدور گواهينامه (CB) را دارد.

هماهنگي با موسسه صدور گواهينامه

 معمولا در ابتداي طراحي با يكي از موسسات صدور گواهينامه كه در بخش قبلي توضيح داده شد، هماهنگي هاي لازم صورت مي پذيرد. لذا در مراحل اوليه پس از ارزيابي هاي انجام شده در مورد موسسات صدور گواهينامه ، يك موسسه انتخاب مي گردد و سازمان بايستي با اين موسسه وارد قرارداد همكاري شود . علاوه بر خدمات صدور گواهينامه مي توان از خدمات آموزشي اين موسسات نيز بهره مند شد.

 پس از انجام مميزي داخلي و رفع عدم انطباقهاي احتمالي، با موسسه صدور گواهينامه جهت انجام مميزي ، هماهنگي هاي لازم صورت مي پذيرد. اين هماهنگي را نماينده مديريت با واحد برنامه ريزي  مميزي موسسه صدور گواهينامه انجام مي دهد.

 موسسه صدور گواهينامه دو مرحله مميزي انجام مي دهد:  مرحله اول كه اصطلاحا Stage 1 گفته مي شود به اين صورت است مميزين CBبه سازمان مراجعه كرده و به صورت نمونه ، برخي از فرايندهاي موثر بر كيفيت سازمان را مورد مميزي قرار مي دهند. در اين مرحله از مميزي چنانچه عدم انطباقهايي توسط موسسه صدور گواهينامه و مميزين آن مشاهده گردد، به سازمان اعلام مي شود تا نسبت به رفع آنها اقدام نمايد . اين عدم انطباقها به دو دسته عمده و جزئي تقسيم بندي  مي شوند . همانطور كه از اسم عمده و جزيي پيداست چنانچه عدم انطباق مشاهده شده به بندهاي اصلي استاندارد مرتبط باشد عدم انطباق عمده ناميده مي شود و در صورتي كه  اين عدم انطباقها كوچك باشند جزيي ناميده مي شوند.

 در هر صورت پس از تعريف اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه لازمه جهت رفع عدم انطباقهاي وارد شده، جهت مميزي صدور گواهينامه هماهنگي هاي لازم با موسسه صدور گواهينامه انجام مي گيرد. در اين مرحله از مميزي چنانچه عدم انطباق عمده اي مشاهده گردد مجددا سيكلي كه در بالا گفته شد تكرار شده و مميزي صدور گواهينامه به نوبت بعدي موكول مي شود . اما چنانچه عدم انطباقهاي مشاهده شده در مميزي صدور گواهينامه ، جزيي باشند نيازي به مميزي صدور گواهينامه بعدي نيست و فقط اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه لازم جهت رفع اين عدم انطباقهاي جزيي تعريف مي گردد و پس از رفع اين عدم انطباقها، تنها سوابق مربوط به اين اقدامات اصلاحي وپيشگيرانه و نيز اثربخش بودن آنها به موسسه صدور گواهينامه ارسال مي گردد ، تا موسسه نسبت به صدور گواهينامه ISO9001 اقدام نمايد.

 گواهينامه هاي ايزو صادره متناسب با موسسه صادركننده داراي شكلها و ابعاد مختلف هستند. بعضي از موسسات صدور گواهينامه با اعمال سليقه هايي بنا به سفارش سازمان ها، اقدام به صدور گواهينامه مي كنند. از جمله اين سليقه ها مي توان به درج لوگوي سازمان در گواهينامه صادره اشاره كرد.

 اصل گواهينامه ها در دفتر مركزي موسسه صدور گواهينامه ها و يا دفاتر نمايندگي آنها تهيه و ارسال مي گردد. اين گواهينامه ها داراي يك شماره رهگيري مي باشند كه چنانچه سازماني و يا مشتريان سازمان بخواهند اعتبار اين گواهينامه را استعلام نمايند به سايت اينترنتي آن موسسه صدور گواهينامه (دفتر مركزي) مراجعه و با وارد كردن شماره رهگيري مندرج درگواهينامه، نسبت به كسب اطلاعات از اعتبار گواهينامه اقدام مي نمايند.

 كسب گواهينامه به منزله اتمام راه نيست. در واقع كسب گواهينامه ، نشان از بودن در ابتداي راه است و سازمان بايستي با پويا نگه داشتن سيستم مديريت كيفيت طراحي و مستقر شده ، نسبت به رشد و بهبود مستمر آن اقدام نمايد. لذا موسسات صدور گواهينامه به منظور حصول اطمينان از اينكه سازمان گواهينامه گيرنده همچنان سيستم مديريت كيفيت خود را پويا نگه داشته، اقدام به برگزاري مميزي دوره ايي ديگر تحت عنوان مميزي مراقبتي مي نمايند. فواصل زماني بين اين مميزي هاي مراقبتي از سوي خود سازمان تعيين و قرارداد مي شود. البته حداكثر فاصله زماني بين دو مميزي بايستي بيشتر از يكسال نباشد.

 از اين مميزي هاي مراقبتي نيز چنانچه عدم انطباق جزيي مشاهده گردد مانند مميزي صدور گواهينامه (Stage 2) عمل مي گردد. يعني پس از اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه لازم و رفع اين عدم انطباقها سوابق مربوطه به موسسه صدور گواهينامه ارسال شده و در نهايت باعث اعتبار دهي مجدد به گواهينامه مي گردد.

 چنانچه  در اين مميزي هاي مراقبتي عدم انطباقهاي عمده مشاهده گردد ، سازمان موظف مي شود تا با تعريف اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه ، هرچه سريعتر نسبت به رفع آنها اقدام نمايد تا موسسه صدور گواهينامه با مميزي مجدد ، اثربخش بودن آنها را مورد ارزيابي قرار دهد.

 چنانچه در اين ارزيابي ، عدم انطباقها رفع شده باشد منجر به اعتباردهي مجدد گواهينامه خواهد شد ولي در صورتيكه عدم انطباقها همچنان به قوت خود باقي مانده باشند، گواهينامه از اعتبار ساقط خواهد شد.

 نتايج بي توجهي به برگزاري مميزي هاي مراقبتي: معمولا جهت انجام مميزي هاي مراقبتي از سوي موسسه صدور گواهينامه از حدود يك ماه قبل اعلام برنامه مي گردد و سازمان بايستي ضمن ايجاد هماهنگي با موسسه صدور گواهينامه نسبت به كسب آمادگي هاي لازم جهت انجام مميزي مراقبتي اقدام نمايد.

 چنانچه هيچگونه هماهنگي با سازمان صدور گواهينامه صورت نپذيرد، موسسه صدور گواهينامه مجددا اعلام برنامه مي نمايد. در صورتي كه عدم پذيرش و يا بي توجهي از سوي سازمان به اين برنامه مشاهده گردد ،موسسه صدور گواهينامه اين حق را دارد كه گواهينامه صادره را باطل اعلام نمايد و اين گواهينامه در استعلام گيري غير قابل اعتبار خواهد بود. لازم به ذكر است پس از ابطال گواهينامه چنانچه سازماني بخواهد مجدد گواهينامه اخذ نمايد بايستي تمامي مراحل صدور گواهينامه را مانند سري اول طي كند. 

 گروه مهندسين مشاور آريانا با كادري متخصص و مجرب بهترين راهنماي شما در خصوص گرفتن گواهينامه هاي ايزو  متناسب با  نوع زمينه فعاليت ، نياز واقعي و بودجه تعريف شده خودتان مي باشد.

با ما درارتباط باشيد. . . .